Proposta_final, proposta_final_2 e proposta_agora_e_que_e_final. Se reconhece estes nomes, conhece também a dificuldade de descobrir qual é a versão certa de um documento. Uma plataforma de partilha bem organizada pode simplificar bastante esta conversa.
Comece por definir uma estrutura de pastas e os responsáveis pela informação. Dê a cada pessoa as permissões necessárias ao trabalho que faz. Um cliente que precisa de consultar um documento pode não precisar de o editar nem de aceder a toda a pasta do projeto.
Em plataformas como SharePoint e OneDrive, existem diferentes formas de partilhar com pessoas externas. As opções disponíveis dependem das regras definidas pela organização. Privilegie destinatários identificados e limite a duração dos acessos quando a solução o permitir.
Reveja as partilhas quando um projeto termina ou alguém sai da equipa. Inclua também a recuperação da informação no planeamento: sincronização, versões e cópias de segurança têm funções que importa conhecer.
A RMTI ajuda a organizar a partilha de ficheiros e os acessos aos serviços cloud da sua empresa. Contacte a RMTI.
Fontes: Microsoft Learn: partilha externa no SharePoint e OneDrive.
